2026年10月13日

AIで事務作業を減らす始め方　4つの段階

AIを入れても「結局だれも使っていない」という会社は少なくありません。うまくいく会社は、小さく始めて少しずつ広げています。無理のない始め方を4つの段階に分けて紹介します。

段階1：1週間の作業を書き出す

まず、事務作業にどれくらい時間を使っているかを書き出します。むずかしく考えず、1週間だけ「何の作業に、だいたい何分かかったか」をメモします。

書き出してみると、「毎月の請求書に半日」「レシートの入力に毎週1時間」のように、くり返しの作業に時間を取られていることが見えてきます。AIに任せる候補は、この中にあります。

候補の中から、くり返しが多く、やり方が決まっている作業を1つ選びます。そして、いつもの書式やファイルを使って、AIに下書きを作らせてみます。

このとき大事なのは、実際の仕事の書類で試すことです。お試し用の例文ではうまくいっても、自社の書式では思った通りにならないことがよくあります。

うまくいったら、そのやり方を手順書にしておきます。「どのファイルを使うか」「AIにどう頼むか」「どこを人が確認するか」の3点が書いてあれば十分です。

手順書があれば、担当者が休んでも別の人が同じ作業をできます。AIに手順書を読ませておけば、わからないときにAIに聞くこともできます。

1つの作業で効果が出たら、同じ流れで2つ目、3つ目の作業に広げます。社内の別の人に使ってもらうときは、段階3の手順書を渡して、最初の1回だけ一緒に操作するとスムーズです。

AIの導入は「1週間の作業を書き出す → 1つで試す → 手順書に残す → 広げる」の順に進めると、途中で止まりにくくなります。当社では、段階1の書き出しから一緒に行い、設定と手順書づくりまでお手伝いしています。