トップ / コラム

2026年10月15日

見積書づくりをAIで速くする｜前回のコピーから「書式を覚えた下書き」へ

見積書を作るとき、前回のファイルをコピーして、宛名や日付、品名を書きかえていませんか。手慣れた作業ですが、直し忘れが一番こわいところです。このコラムでは、いつもの書式をAIに覚えさせて下書きを任せ、金額は人が確かめる、という進め方を紹介します。

「コピーして直す」作業のつまずきどころ

前回の見積書をひな形にするやり方は、手早く始められる反面、次のようなつまずきが起きがちです。

• 宛名や日付が前回のまま残り、そのまま相手に届いてしまう
• 前の案件の品名や但し書きが一行だけ残っている
• 有効期限や支払い条件の書き方が、担当者ごとに少しずつ違う
• 「どのファイルが最新か」を探すのに時間がかかる

どれも小さなことですが、毎回気をつけながら作るのは疲れます。そこで、「ひな形を直す」のではなく「決まった形で毎回新しく下書きしてもらう」ほうへ切りかえてみます。

AIに「いつもの書式」を覚えさせる

生成AI「Claude」には、資料や指示をまとめて置いておける「プロジェクト」という機能があります。ここに、御社の見積書のことを一度まとめておきます。

• 過去の見積書の見本を何枚か（お客様名などは伏せたもの）
• 書く順番：宛名、件名、品名・数量・単価、小計、消費税、合計、備考
• 決まりごと：有効期限の書き方、支払い条件、端数の扱い、敬語の調子
• よく使う品名や作業名の一覧

一度まとめておけば、毎回同じ説明をしなくてすみます。当社のグループ会社でも、業務ソフトの操作手順を60件以上文書にまとめました。やり方を言葉にしておくと、人にもAIにも伝わりやすくなります。

頼み方は「今回の中身」を伝えるだけ

準備ができたら、今回の案件の中身だけを伝えます。たとえば次のような頼み方です。

• 「A社さま向け。品目はこれとこれ、数量はこう。いつもの書式で下書きして」
• 「前回の案件から、品目を一つ減らした形で作り直して」
• 「備考に、工期の目安を入れる欄を追加して」

AIはいつもの順番と書き方で下書きを作ります。単価が決まっていない所は空けておく、わからない所は「確認してください」と書く、と決めておくと、見落としに気づきやすくなります。

金額は、人が確かめてから出す

AIの下書きは便利ですが、計算違いや思いこみが入ることもあります。見積書はお客様との約束の土台になる書類なので、次のことは必ず人がやります。

当社のグループ会社では、レシート写真29枚から31行の帳簿の下書きをAIで作り、中身は人が確かめる形で使っています。見積書も同じで、「下書きはAI、確定は人」と分けておくと、安心して任せられる所がはっきりします。

また、お客様の名前や社外に出したくない単価をAIに入れてよいかは、社内のルールとして先に決めておきましょう。

まとめ

前回の見積書をコピーして直す作業は、いつもの書式と決まりごとをAIに覚えさせることで、「毎回きれいな下書きから始める」作業に変えられます。金額の確認と送信は人がやる、という線を引いておけば大丈夫です。御社の見積書でどう始めるか、まずは無料相談（60分・0円）で一緒に整理してみませんか。

無料相談を申し込む